Paweł Siwek

Funkcje Portali Korporacyjnych – Część 7 – Synchronizacja danych i współpraca z zewnętrznym oprogramowaniem

Synchronizacja dotyczy głównie wiadomości e-mail, kalendarza zadań i spotkań oraz kontaktów. Możliwa jest również synchronizacja innych zasobów, głównie statycznych tj. dokumentów, zdjęć i grafik.

Synchronizacja może odbywać się z następującymi programami/urządzeniami:

• Microsoft Outlook (najpopularniejsza)
• Mozilla Firebird/Sunbird
• Apple iCal/Mail
• Z komputerami kieszonkowymi PDA
• Z telefonami komórkowymi
• Wewnętrznymi systemami informatycznymi przedsiębiorstwa

Dzięki synchronizacji pracownicy oszczędzają czas spędzony na ręcznym przepisywaniu kontaktów i zadań z portalu korporacyjnego do swojego osobistego oprogramowania i odwrotnie.

Funkcje Portali Korporacyjnych – Część 6 – Dystrybucja informacji

Zapewnia dystrybucję aktualnej informacji bezpośrednio do jej odbiorców. Dystrybucja informacji zachęca pracowników do zaznajamiania się z treścią portalu wspierając tym samym proces obiegu informacji.
Mechanizmami dystrybucji informacji mogą być:

Biuletyny informacyjne
Redaktor może tworzyć biuletyny bezpośrednio z poziomu interfejsu portalu, a po zredagowaniu wysłać je za pośrednictwem poczty e-mail.

Listy dystrybucyjne
Użytkownik portalu może zamówić subskrypcję treści publikowanych w portalu pocztą elektroniczną. Umożliwia to szybki dostęp do aktualnych informacji dla pracowników. Listy dystrybucyjne dotyczą głównie treści dynamicznych m.in. aktualności lub ogłoszeń pracowniczych.

Powiadomienia (alerty)
Użytkownik portalu może włączyć otrzymywanie powiadomień pojawieniu się nowych treści w portalu lub modyfikacji już istniejących. Przykładowo możliwe jest ustawienie powiadomienia o pojawieniu się nowej wersji pliku, czy odpowiedzi na pytanie zadane na forum dyskusyjnym.

Funkcje Portali Korporacyjnych – Część 5 – Zarządzanie wiedzą

Portale korporacyjne pozwalają na przechowywanie „pamięci korporacyjnej” tj. wiedzy pracowników, która nie ma charakteru typowych zasobów informacyjnych. Pamięć korporacyjna ułatwia podejmowanie decyzji i rozwiązywanie pojawiających się problemów. Pozwala na zatrzymanie ukrytej wiedzy i kompetencji pracowników, nawet po opuszczeniu przez nich naszego przedsiębiorstwa.
Typowe funkcje portali korporacyjnych w tym obszarze to:

Zbiór pytań i odpowiedzi (FAQ)
Jest to zbiór często zadawanych przez pracowników pytań i odpowiedzi na nie.
Firmowa encyklopedia (Wiki)
Pozwala na publikację w formie encyklopedycznej wiedzy firmowej. W zależności od polityki firmy hasła mogą być publikowane przez wyznaczonych redaktorów, lub też przez dowolnego pracownika.

Systemy ekspertowe
Jest to specjalistyczne oprogramowanie, wspomagający wykorzystanie wiedzy specjalistycznej do podejmowania decyzji. „Systemy ekspertowe mogą wspomagać lub zastępować ludzkich ekspertów, mogą dostarczać rad, zaleceń i diagnoz dotyczących problemów tej dziedziny.

Funkcje Portali Korporacyjnych – Część 3 – Wyszukiwanie i nawigacja

Umożliwia użytkownikom portalu szybkie i przystępne dotarcie do poszukiwanych informacji oraz automatyczne prezentowanie informacji dostosowane do roli danego pracownika w organizacji.
Typowe funkcje portali korporacyjnych w tym obszarze to:

Wyszukiwarka w obrębie danego modułu
Pozwala na wyszukiwanie informacji w obrębie konkretnego modułu, który jest w danej chwili wykorzystywany.

Multi-wyszukiwarka
Wyszukiwarka umożliwiająca przeszukiwanie wszystkich zasobów zgromadzonych w portalu korporacyjnym

Zaawansowana Multi-wyszukiwarka
Zaawansowane wyszukiwarki oparte są o podobne mechanizmy, jak wyszukiwarki Internetowe. Proces indeksowania treści do wyszukiwania jest zautomatyzowany i wykonywany przez „roboty” wyszukiwacze. Podczas indeksowania zasoby są analizowane i nadawany jest im ranking, który umiejscawia je później w odpowiednim miejscu w wynikach wyszukiwania.

Funkcje Portali Korporacyjnych – Część 4 – praca grupowa

Intranetowe narzędzia wspomagające współpracę i pracę grupową (ang. GroupWare lub TeamWare ) usprawniają proces komunikacji wewnętrznej, umożliwiając efektywną współpracę oraz grupowe rozwiązywanie problemów.

Typowe funkcje portali korporacyjnych w tym obszarze to:

Obsługa poczty e-mail
Pozwala na wysyłanie i odbieranie poczty elektronicznej. Poczta elektroniczna bywa dodatkowo chroniona filtrem antyspamowym oraz oprogramowaniem antywirusowym. Część systemów obsługi poczty pozwala dodatkowo na organizację wiadomości w drzewie katalogów, możliwość tworzenia reguł dla poczty przychodzącej, nadawanie flag wiadomościom, sprawdzanie pisowni, tworzenie list dystrybucyjnych, wysyłanie zaproszeń na spotkania i przydzielanie zadań.

Fora dyskusyjne
Pozwalają na swobodne zadawanie pytań i konsultowanie się między pracownikami. Dużą zaletą, w przeciwieństwie do poczty e-mail jest to, że wątki publikowane są dostępne dla wszystkich oraz pozwalają na zapisanie wiedzy ukrytej. Wypowiedzi na forach mogą być publikowane od razu po wysłaniu przez pracownika, lub po uprzedniej akceptacji moderatora.

Chat – komunikacja błyskawiczna
Pozwala na komunikację błyskawiczną między wieloma pracownikami równocześnie (rozmowa konferencyjna). Rozmowa prowadzona jest zazwyczaj w formie tekstowej, w niektórych rozwiązania możliwe jest jednak prowadzenie wideokonferencji, rozmów głosowych oraz wykorzystanie wirtualnej tablicy, na której każdy uczestnik rozmowy może pisać i rysować. Zazwyczaj rozmowy prowadzone są w wirtualnych „pokojach” (ang. chat room), które mogą być tworzone ad-hoc, bądź też z góry zdefiniowane. Podobnie jak wypowiedzi na forum dyskusyjnym rozmowy błyskawiczne mogą być moderowane – co jest przydatne np. podczas oficjalnej rozmowy kierownictwa z pracownikami, kiedy nie wszystkie wypowiedzi pracowników powinny się pojawić publicznie. Niektóre portale pozwalają na zapis wszystkich wypowiedzi w danym czasie i ich późniejszą publikacje.

Kalendarze grupowe i dystrybucja zadań
Funkcjonalność umożliwiająca podgląd obciążenia zadaniami całego zespołu, informuje o dostępności pracowników (czasie pracy i urlopach), pozwala na organizację spotkań oraz przyporządkowywanie zadań dla poszczególnych lub wszystkich członków zespołu. Przykładowo organizując spotkanie pracownik może zobaczyć obciążenie swoich współpracowników i dobrać odpowiedni termin pasujący wszystkim. Menedżer natomiast może na bieżąco weryfikować obciążenie swoich przełożonych i kontrolować postęp prac.

Wspólne tworzenie dokumentów
Możliwe jest wspólne tworzenie zarówno statycznej jak i dynamicznej treści portalu. Narzędziami ułatwiającymi pracę grupową nad dokumentami są wersjonowanie oraz opiniowanie dokumentów

Tworzenie obszarów roboczych
Obszary robocze są wyodrębnionymi serwisami portalu korporacyjnego grupującymi różne zasoby (np. aktualności, dokumenty, zadania, pracowników, forum dyskusyjne) przyporządkowanych do określonego projektu, wydziału, departamentu. Pozwalają na szybki dostęp do informacji niezbędnych w codziennej pracy.

Aplikacje integrowane w ramach portalu korporacyjnego

Poza wymienionymi w poprzednim rozdziale funkcjami i cechami portale korporacyjne zapewniają również interfejs dla aplikacji biznesowych. Istnieją aplikacje stworzone wyłącznie w technologii WWW, jak również specjalnie stworzone na potrzeby portali korporacyjnych interfejsy WWW zapewniające dostęp do istniejących już w przedsiębiorstwie aplikacji.
Najpopularniejsze typy aplikacji integrowane z portalami korporacyjnymi to:

• Zarządzanie czasem i informacjami osobistymi (ang. PIM – Personal Information Manager)
• Systemy sprzedaży i płatności internetowych (ang systemy. eCommerce)
• Ewidencja czasu pracy pracowników
• Zarządzanie relacjami z klientami (ang. CRM – Customer Relationship Management)
• Fakturowanie
• Obsługa procesów finansowo-księgowych
• Obsługa magazynu
• Korporacyjne zarządzanie projektami (ang. EPM – Enterprise Project Management)
• Wspomaganie szkoleń i nauczania zdalnego (ang. E-learning)

Funkcje Portali Korporacyjnych – Część 2 – zawartość dynamiczna

Umożliwia dostęp do informacji tworzonej na bieżąco. Informacje w treści dynamicznej pobierane są z systemu relacyjnej bazy danych. Przykładami treści dynamicznej może być automatycznie aktualizujący się cennik , raporty lub wykresy, wyniki wyszukiwań, informacje o dostępności produktów.

Typowe funkcje portali korporacyjnych w tym obszarze to:

1. Aktualności / wiadomości firmowe
   Moduł umożliwiający przeglądanie aktualności publikowanych przez delegowanych do tego zadania redaktorów.
2. Tablica ogłoszeń
   Pozwala każdemu pracownikowi publikować ogłoszenia.
3. Sondy/ankiety
   Pozwala na tworzenie delegowanym do tego zadania redaktorom sond i ankiet np. dotyczących satysfakcji z pracy.
4. Wewnętrzna książka adresowa i wizualizacja struktury organizacyjnej firmy
   Gromadzi w jednym miejscu dane kontaktowe pracowników przedsiębiorstwa oraz dodatkowe informacje. Niektóre portale wyświetlają dynamicznie strukturę organizacyjną całych przedsiębiorstw i pojedynczych projektów.
5. Listy i arkusze
   Możliwość przeglądania dowolnych list i arkuszy wyświetlanych w formie tabel. Funkcjonalność ta poprawia elastyczność portalu, ponieważ listy mogą zawierać dowolne informacje: np. dane kontrahentów, lista przydatnych w pracy hiperłączy.

Nowa wersja sprawdzacza

W dniu dzisiejszym zamieściłem nową wersję sprawdzacza. Zyskał on nowy wygląd i możliwość weryfikacji numerów telefonów oraz kodów pocztowych. Sprawdzacz dostępny jest pod adresem: http://www.pawelsiwek.com/sprawdzacz/.

Zapraszam do korzystania